otomatisasi perkantoran

MATERI OTOMATISASI PERKANTORAN 

MATERI OTOMATISASI PERKANTORAN

 

1.   Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi

 

Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office Automation atau OA.

 

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.

2.   Tujuan Otomatisasi Perkantoran

 

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1)  Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

2)  Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

3)  Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

4)  Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .

5)  Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

6)  Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

7)  Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

3.   Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran

 

Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut :

1)    Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2)    Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3)    Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

4)    Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5)    Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Asal Usul Istilah Administrasi

Kata administrasi berasal dari bahasa Belanda, “administratie” yang artinya segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, ketik mengetik, komputerisasi, surat menyurat (korespondensi), kearsipan, agenda (pekerjaan pekerjaan Tata Usaha kantor) Kata administrasi lainnya berasal dari bahasa Yunani, “ Ad ministrare” yang artinya Ad = pada, ministrare=melayani, maka kata administrasi berarti memberikan pelayanan. Dari dua pengertian di atas secara gamblang dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai pengertian : “pelayanan kegiatan tata usaha kantor” (pelayanan pengetikan/komputer, pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya)

Pengertian Administrasi

Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari asal usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata usaha kantor” dan “ melayani”

Menurut Prof.Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :

1. Administrasi dalam pengertian sempit

2. Administrasi dalam pengertian luas

Administrasi Dalam Pengertian Sempit

Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain sebagainya.

Administrasi Dalam Pengertian Luas

Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :

1. Proses

2. Fungsi atau Tugas

3. Kepranataan/Institusi

.Beberapa Definisi Administrasi

Pada saat ini administrasi telah berkembang menjadi cabang ilmu pengetahuan tersendiri yang sejajar dengan ilmu pengetahuan sosial lainnya. Definisi administrasi terus berkembang seiring dengan berkembangannya ilmu pengetahuan dan teknologi. Definisi-definisi dapat dibedakan menurut para penulis Indonesia maupun penulis asing, sebagai berikut :

1. Definisi Menurut Penulis Indonesia

The Ling Gie

Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan”

Sutarto

Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan /kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan”

Sondang P Siagian

Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan”

Definisi Menurut Penulis Asing

Leonard D. White

Dalam bukunya “Introduction to The Study of Public Administration”, Leonard D. White mendefinisikan : “ Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua kelompok Negara (swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil)”.

William H. Newman

Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administras.

DASAR – DASAR

KOMUNIKASI KANTOR

1.     Pengertian Komunikasi

a.       Pengertian Komunikasi

Pengertian komunikasi berdasarkan beberapa sumber sebagai berikut :

1.   Menurut Kamus

Menurut kamus umum bahasa Indonesia komunikasi berarti hubungan

2.   Menurut Ensiklopedia

Menurut ensiklopedia pengertian komunikasi adalah penyelenggara tata hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain.

3.   Menurut Astrid Susanto

Astrid Susanto dalam bukunya yang berjudul “Komunikasi dalam teori dan praktek” menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti, lambang adalah sesuatu hal yang mengandung arti tertentu.

4.   Pengertian Komunikasi Antar Manusia

Komunikasi antar manusia adalah penyampaian suatu pesan dari seseorang yang ditujukan kepada orang lain baik secara langsung atau menggunakan media.

Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa :

1.       Dalam komunikasi terjadi penyampaian pesan.

2.      Penyampaian tersebut merupakan suatu proses.

3.      Penyampaian tersebut menggunakan lambang dan media.

Dengan kesimpulan tersebut di atas dapat dirumuskan bahwa ”komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui suatu saluran/media untuk mencapai tujuan/hasil”.

b.      Komponen Komunikasi

Menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan Poerwadarminta, komponen adalah bagian yang berperan dalam proses komunikasi.

Dalam proses komunikasi pihak ada 5 komponen yaitu :

1. Komunikator

Komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan pada pelaksanaannya dapat dilakukan oleh perseorangan atau kelompok.

2. Pesan

Pesan adalah rangsang yang dipancarkan dari komunikator kepada komunikan. Pesan dapat berupa kata-kata (verbal) misalnya : pujian, caci-maki, berita. Pesan juga dapat berupa bukan kata-kata (non verbal) misalnya : body language (bahasa isyarat), suara, warna, dan sebagainya.

3. Komunikan

Komunikan adalah pihak yang menerima pesan.

4. Saluran/Media

Yaitu alat yang menghubungkan komunikator dengan komunikan. Misalnya : TV, Radio, Telepon, Surat, Koran, Majalah, dan sebagainya.

5. Tujuan/Hasil

Yaitu adanya perubahan tingkah laku pada komunikan. Tingkah laku tersebut dapat berupa pengetahuan, sikap dan perbuatan.

 

Pengertian arsip

Menurut Etimologi

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie

Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan

Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.

Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

1. 2.    Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.

Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

1. 3.    Asan Gabungan

Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Fungsi Arsip

Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

JENIS-JENIS ARSIP

Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain: 

A.  Berdasarkan Fungsi

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam  perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

B.  Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

a.       Nilai guna primer yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi: 

• Nilai guna administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip. 

• Nilai guna hukum yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

• Nilai guna keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu :  arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b.      Nilai guna sekunder yaitu : nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder, juga meliputi:

Ø      Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan

yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana

lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

Ø      Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan

berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan

            lembaga/instansi penciptanya. 

C. Berdasarkan sifat

  Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

Arsip terbuka, yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu. 

Arsip pemerintah, yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

D. Berdasarkan Keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

E. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

F. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi.

G. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip penting, yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya.

Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.

 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)

menangani surat masuk sistem buku agenda

SISTEM BUKU AGENDA

1.        Prosedur Penanganan Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi kantor.  Surat masuk dapat diterima dengan beberapa cara, di antaranya melalui  :

a.       Petugas kurir kantor yang dicatat dengan menggunakan buku ekspedisi

b.      Petugas Kantor Pos

c.       Diambil secara langsung oleh petugas kantor yang dituju

Setelah surat diterima, perlu dilakukan langkah-langkah kegiatan, yaitu sebagai berikut  :

a.       Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah  :

1)      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

2)      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

3)      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

4)      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.

b.      Penyortiran

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas  :

1)      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, untuk karyawan lainnya, dan surat-surat dinas lainnya.

2)      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin/biasa, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia.

3)      Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos, dll.

4)      Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri, agar dapat diterima oleh orang yang memang berhak.